知识/信息解决方案

某技术公司是全球领先的下一代电信网络解决方案供应商。其产品和解决方案应用于全球100多个国家，并被全球前 50名电信运营商中的 35 家所采用。该技术公司在全球设有144个分支机构，拥有8万多名员工，其中 43%的人员从事研发工作，分布在中国、印度、美国、瑞典、以及俄罗斯。

该技术公司的营销和服务网络遍及全球，海外收入占到全球营收的70%以上，其国内外业务往来非常频繁。因此，该公司在全球财务票据的收集、审批、支付等方面就面临诸多挑战。如，票据处理的流程、效率、成本等。因此，该技术公司决定建立共享中心电子文档管理系统，通过全球一体化处理方式，收集和管理全球所有财务票据。在该技术公司整个共享中心电子文档管理系统中，全球领先的内容管理平台 Documentum 发挥了核心作用。

票据处理长达30天

该技术公司的共享中心电子文档管理系统，是支撑其全球账务共享中心电子文档管理业务的 IT 系统。

该系统建设之前，该技术公司的很多财务票据从产生到最后的收付款，都需要一个月的处理时间。根据该技术公司要求，其全球各地的分支机构要将所发生的财务票据邮寄到总部进行统一的处理，这样，仅花在路上的时间就长达10天左右。收到财务票据后，总部工作人员还要对票据进行扫描保存、授权审批、以及流程分配，这些流程都是以纸制票据在部门间传递的人工处理方式进行，所以至少还需要7天时间来完成。之后，总部还要将相关的纸制票据、财务证明等资料进行分类保存，或者寄回业务产生机构，整个票据处理过程长达一个月。

对于像该技术公司这样的跨国公司，缓慢的财务票据处理速度直接影响着公司未来业务拓展和运营管理成果。

票据采集和管理流程化

为了建立一套高效完善的财务票据信息管理体系，该技术公司选择了 Documentum 与 Captiva 整合的内容管理平台，实现了该技术公司全球财务票据的统一管理。

如今，通过 Captiva 将纸质财务资料转换成电子图形文件，并自动对其进行识别和分类，全球分支机构在本地扫描和上传财务票据即可。通过 Documentum 平台提供的各种内容服务进行流程管理，例如，分配财务流程、权限和记录管理、法规遵从等，保障进入到该技术公司总部财务系统中的票据信息，可被灵活地分配至不同的业务系统中，从而实现审批和付款过程，此外，还能在流程中自动对文本或影像进行批注、调阅和添加等操作。

不管是设备销售收款、供应商付款、以及员工报销，该技术公司的全球所有财务票据，都将通过 Captiva 扫描、FAX 载入、影像处理，立即上传到总部的内容管理平台之上，从而节省了邮寄票据的财务成本和时间成本。上传的票据影像进入总部系统，相应的授权人将按照 Documentum 配置的电子化流程，完成票据的审核、分配、及收付款等工作。通过这套系统，总部财务系统处理的时间从之前的10天减少至现在的3天。总体来看，分布式扫描与一体化流程，让该技术公司全程处理来自全球任何一个机构的财务票据，所花费的时间从一个月缩短为一周。

全球财务票据统一管理

作为内容管理平台的重要组织部分，Captiva 不仅可以将业务中的纸质资料转化为适合企业应用程序处理的业务内容，此外它还负责进行自动化的影像采集、多语言识别、条码识别、设置索引属性等功能，满足了该技术公司处理全球财务票据的效率需求。而 Documentum 是图片、音像、影像等非结构化内容的管理平台，负责实现文件从产生、管理、发布、归档等所有阶段的内容管理工作。Documentum 让该技术公司财务系统中的授权人，通过浏览插件打开各种格式文件，并防止原始图片被篡改；它能记录财务流程中发生的关键动作，如签字。此外，Documentum 的搜索引擎还支持该技术公司的财务单据的查询，包括文件或者工作流状态的查询。如今，该技术公司的所有财务票据的流程，都可以在以 Documentum 为核心的文档管理系统内完成。